出國留學檔案該放在哪裏？留學生檔案存放攻略分享給大家！

對於(yu) 即將踏出國門求學的學子們(men) 而言，除了忙於(yu) 簽證申請和行李打包，檔案的妥善存放同樣是一個(ge) 容易被忽略卻至關(guan) 重要的議題。

檔案的管理不僅(jin) 關(guan) 係到未來求職、公務員考試、戶籍落戶等重要事宜，如果處理不當，還可能導致檔案成為(wei) “死檔”，從(cong) 而對回國後的職業(ye) 發展產(chan) 生不利影響。

為(wei) 了幫助大家更好地管理檔案，今天整理了一份詳盡的留學生檔案存放指南。大家可以收藏起來，避免因檔案問題對未來的就業(ye) 和落戶造成影響。

個(ge) 人檔案是什麽(me) ？

個(ge) 人檔案是記錄個(ge) 人學習(xi) 、工作、生活等關(guan) 鍵信息的綜合性文件，通常由政府、企事業(ye) 單位或其他組織收集、保存並管理。它是個(ge) 人身份的關(guan) 鍵證明，也是職業(ye) 發展、社會(hui) 信用體(ti) 係的關(guan) 鍵組成部分。

個(ge) 人檔案一般包含以下幾類信息：

✅ 學籍檔案：涵蓋個(ge) 人的學習(xi) 曆程，包括學校名稱、所學專(zhuan) 業(ye) 、學術成績、畢業(ye) 證書(shu) 等。

✅ 人事檔案：詳述工作曆程，涉及工作單位、職位、工作表現、獎懲記錄等。

✅ 醫療檔案：記錄個(ge) 人健康狀況，包含疾病曆史、檢查結果、治療曆程等。

✅ 社保檔案：反映社會(hui) 保險狀況，包括參保詳情、繳費記錄、社保待遇等。

✅ 黨(dang) 團檔案：包括入黨(dang) （團）申請書(shu) 、誌願書(shu) 、轉正申請等重要文件。

對於(yu) 在校學生而言，學籍檔案在畢業(ye) 後的就業(ye) 、住房補貼發放、職稱評定、公務員政審等方麵發揮著至關(guan) 重要的作用。一旦畢業(ye) ，學籍檔案便轉變為(wei) 人事檔案。

為(wei) 何需要存放檔案？

出國留學需要存放檔案的主要原因包括：

檔案的法律效力和身份證明

依據國家法規，個(ge) 人不得長期保留檔案。若檔案滯留超過兩(liang) 年，其法律效力可能受損，無法有效證明持有人的身份。此外，在檔案重建過程中，可能會(hui) 出現資料遺失、難以補辦等問題。因此，在出國留學前，妥善安排檔案存放至關(guan) 重要。

若學生未主動辦理檔案轉移，檔案可能會(hui) 被退回原籍，並歸類為(wei) 無業(ye) 人員檔案。

這將導致回國後，無論持有何種學位，都必須通過無業(ye) 人員的就業(ye) 途徑來辦理就業(ye) 手續。

根據‌檔案的法律要求

根據《中共中央組織部人力資源社會(hui) 保障部等五部門關(guan) 於(yu) 進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》規定，個(ge) 人不得保管本人或他人的檔案。若檔案在個(ge) 人手中滯留超過兩(liang) 年，或被私人取走、無故拆封，檔案可能會(hui) 失效，即所謂的“死檔”，屆時需重新建立檔案，這將帶來諸多不便。

因此，妥善存放個(ge) 人檔案至關(guan) 重要，以防止在就業(ye) 和落戶過程中遇到問題。

存檔檔案的四種方式

學校保管/暫緩就業(ye)

這種做法適合那些計劃繼續深造或有明確回國打算的留學生。將檔案留在學校可以確保檔案的連續性，便於(yu) 將來使用。應屆畢業(ye) 生可以選擇將檔案留在學校，一些學校提供這項服務，通常保管期限約為(wei) 兩(liang) 年。是否可以存放檔案以及所需的具體(ti) 手續和材料，應提前與(yu) 學校進行溝通。

優(you) 點：

檔案安全性高，學校管理的誠信度也較高。

存取手續簡便。

缺點：

無法出具相關(guan) 證明文件。

檔案存放期間不計入工齡，也不記錄留學經曆。

退回原籍

若學校不提供留學生戶口和檔案管理服務，檔案將被送回原籍。戶口將遷至學生戶籍所在地的人力資源公共服務機構，而檔案則轉至生源地所在市級的人事局或教育局。

這種做法適合計劃在戶籍地發展的學生。雖然存放過程簡便，但日後可能需要辦理檔案調動，且無應屆生身份。

優(you) 點：

手續簡便，免費存放。

缺點：

留學期間檔案空白，不算工齡。

人才市場存放

將檔案遷至留學前的原戶籍所在地人才市場，在回國後無論就業(ye) 地是本地還是外地，都可以較為(wei) 便捷地調取檔案。存檔證明需妥善保管。存放至人才市場通常需要攜帶三方同就業(ye) 推薦表、申請接收函及報到證。費用因市場而異，具體(ti) 可查詢當地人才市場的收費標準。存放後將失去應屆生身份，適合那些不在乎這一點的學生‌‌。

優(you) 點：

可計算工齡。

回國後辦理就業(ye) 手續便捷。

缺點：

存檔流程複雜，可能失去應屆生身份。然而，回國後辦理留學學曆證明時，仍有可能恢複應屆生身份。

教育部留學服務中心

教育部留學服務中心提供留學存檔服務，旨在為(wei) 留學人員提供便利。需準備的材料包括存檔人員登記表、護照首頁（或港澳通行證末頁）、國外教育機構錄取通知書(shu) 、學生簽證、CAS或COE或I-20表格等。這項服務有助於(yu) 簡化學曆認證流程，減少等待時間，特別適合計劃落戶或希望避免檔案調動麻煩的學生。

留學人員可通過留學服務中心的“留學存檔”業(ye) 務處理多項事務，涵蓋“出國(境)存”、“回(境)存”、“開檔案轉出”、“黨(dang) 組關(guan) 係轉出”等。

特別提醒：留學服務中心檔案室僅(jin) 設於(yu) 北京，其他地方沒有分支機構。雖然留服中心各地也有分中心，但這些分中心並不負責檔案存放。

優(you) 點：

具備高安全性和誠信度。

提供全麵的服務配套機製，實現回國認證、就業(ye) 等手續的一站式辦理，落戶審核條件寬鬆。

缺點：

無法保留戶口，不支持黨(dang) 組織關(guan) 係轉入。

需郵寄至北京，外地辦理稍顯不便。

在海外或港澳地區學習(xi) 期間，暫不計算工齡。

留學中心存檔攻略

申請要求：

• 自費前往海外深造，攻讀學位
• 拿到錄取通知書並獲得學生簽證
• 沒有工作經曆
• 檔案存放在戶籍所在地

申請材料：

• 文憑證書
• 護照/簽證/通行證/身份證
• 證件照片
• 授權聲明
• 其他相關材料（非必須）
• 出入境記錄

常見問題

出國留學黨(dang) 組織關(guan) 係如何處理？

出國留學期間，黨(dang) 組織關(guan) 係可以采取以下幾種處理方式。

保留在原就讀高校黨(dang) 組織

這是最常見的處理方式。根據《中國共產(chan) 黨(dang) 黨(dang) 員教育管理工作條例》，出國留學的高校畢業(ye) 生黨(dang) 員可以將組織關(guan) 係保留在原就讀高校黨(dang) 組織。需要提交書(shu) 麵申請，說明留學地點、時間、方式、聯係方式以及境內(nei) 聯係人等信息。保留時間一般不超過5年‌‌。

‌轉移到縣以上政府所屬公共就業(ye) 和人才服務機構

可以將組織關(guan) 係轉移到縣以上政府所屬公共就業(ye) 和人才服務機構黨(dang) 組織。這種方式適用於(yu) 那些沒有固定工作單位或單位未建立黨(dang) 組織的留學生‌‌。

‌轉移到居住地黨(dang) 組織

可以將組織關(guan) 係轉移到本人居住地的街道辦、鄉(xiang) 鎮黨(dang) 組織。這種方式適用於(yu) 那些居住地有黨(dang) 組織管理的留學生‌‌。

‌保留在原工作單位

對於(yu) 自費出國留學的黨(dang) 員，其組織關(guan) 係可以保留在原工作單位，每半年至少與(yu) 原單位聯係一次。這種方式適用於(yu) 那些尚未找到新工作單位的留學生‌‌。

‌處理流程和所需材料‌

提交書(shu) 麵申請，說明留學地點、時間、方式、聯係方式以及境內(nei) 聯係人等信息。經院(係)黨(dang) 組織審批後，報高校黨(dang) 委組織部登記備案‌‌。

‌相關(guan) 法律法規和政策依據‌

《中國共產(chan) 黨(dang) 黨(dang) 員教育管理工作條例》第三十四條明確規定，高校黨(dang) 組織對組織關(guan) 係保留在學校的高校畢業(ye) 生流動黨(dang) 員，應當繼續履行管理職責，每半年至少與(yu) 其聯係一次‌‌。

根據相關(guan) 條例規定，如果出國學習(xi) 研究超過5年仍未返回，黨(dang) 員一般會(hui) 被停止黨(dang) 籍。

出國留學時，如何將檔案轉入留學服務中心?

轉入檔案至留學服務中心涉及一係列具體(ti) 步驟。

首先，必須激活檔案，確保戶口和檔案依照相關(guan) 法規及學校指示，遷移到原戶籍所在地的人力資源公共服務機構進行保管。

接下來，按照留學服務中心的規定，辦理所需手續以完成檔案轉入留學服務中心的整個(ge) 流程。

檔案轉入教育部留學服務中心的流程需要周密準備並遵循特定步驟，以下是詳細的步驟指南及注意事項：

確認檔案當前存放地

✅ 檔案存放：通常情況下，檔案會(hui) 被存放在個(ge) 人的戶籍所在地人才市場、畢業(ye) 學校或工作單位。如果檔案目前在個(ge) 人手中，要先存放到戶籍所在地的人才市場，否則將無法調動檔案。

✅ 特殊處理：若檔案目前存放在非戶籍地的機構（例如工作地的人才市場），建議先遷回戶籍地再調檔，這樣做可以避免在跨地區辦理過程中遇到複雜的手續問題。

聯係留學服務中心

‌✅ ‌官網入口‌：訪問教育部留學服務中心網上服務大廳，注冊(ce) 賬號並登錄。

✅ ‌服務選擇‌：進入“檔案管理”欄目，選擇“存檔人員登記”開始申請。

準備必需材料‌

✅ ‌基礎材料‌：身份證正反麵掃描件。護照個(ge) 人信息頁（如有）。國外院校錄取通知書(shu) （電子版需打印成紙質版，並提供中外文版本）。簽證頁或居留許可（如已辦理）。

✅ ‌補充材料‌：國內(nei) 學曆學位證書(shu) （若已畢業(ye) ）。離職證明（若原單位存檔需解除勞動關(guan) 係證明）。‌注意事項‌：非中文材料需提供翻譯件，建議加蓋翻譯公司公章。

填寫(xie) 並提交申請

在線填報：請確保個(ge) 人信息、留學項目及檔案信息的準確性，並上傳(chuan) 材料掃描件（PDF格式，每個(ge) 文件不超過5MB）。

現場辦理（如有需要）：若選擇線下辦理，務必提前在官網預約，並攜帶相關(guan) 材料的原件及複印件前往北京或指定分中心。之後請耐心等待審核，並領取調檔函。

審核時長：一般為(wei) 3-5個(ge) 工作日，審核通過後，係統將通知您，並將調檔函發送至您的注冊(ce) 郵箱。

調檔函詳情：函件中將標明接收單位的名稱、地址以及調檔的有效期限（通常為(wei) 30日內(nei) ），請務必及時處理,‌原存檔機構辦理調檔。

辦理方式‌

本人辦理：請攜帶調檔函、身份證原件以及存檔證明（如有）前往原機構填寫(xie) 《轉檔申請表》。

委托代辦：需提交委托書(shu) 以及委托人和代辦人的身份證複印件。

轉遞方式：檔案必須通過機要通道或EMS學生檔案專(zhuan) 遞（嚴(yan) 禁個(ge) 人攜帶），寄送至留服中心指定地址。

確認檔案接收

查詢方式：請登錄留服中心官網，在“檔案管理”中查詢狀態，若顯示“已入庫”則表示成功。

問題處理：若超過20個(ge) 工作日查詢結果仍未顯示，可撥打010-62677800或通過官網提供的郵箱進行谘詢。

注意事項

時間規劃：建議在獲得offer後盡早調檔，以避免臨(lin) 近出國時因時間緊迫而產(chan) 生不必要的壓力。

地區差異：考慮到上海、廣州等城市可能設有本地的留學服務機構，務必確認是否需要通過這些地方機構來辦理相關(guan) 手續。

政策更新：建議定期瀏覽留服中心的官網公告，以便及時了解並適應任何流程上的變化，例如全麵線上辦理等情況。

遵循上述步驟，可以係統化地完成檔案調轉工作，確保在留學期間檔案得到安全托管。對於(yu) 特殊情況，建議直接聯係留服中心的客服，以獲得官方的權威指導。

教育部留學服務中心在各省的分支中心，可以代辦留學人員存檔業(ye) 務嗎?

教育部留學服務中心在各省的分支中心不可以代辦留學人員存檔業(ye) 務‌。教育部留學服務中心留學人員檔案室僅(jin) 設在北京，沒有任何分支機構代辦留學人員存檔業(ye) 務‌

留學存檔業(ye) 務的具體(ti) 辦理流程包括：

登錄教育部留學服務中心網上服務大廳，點擊“留學存檔”。

根據需要點擊對應的業(ye) 務圖標查看辦事指南，進入頁麵底端的“在線辦理入口”開始申請。

填寫(xie) 申請信息，上傳(chuan) 對應材料（如PDF電子版），提交申請。在用戶中心查看申請的辦理進度和詳情，審核結果會(hui) 實時以短信和郵件通知‌。

留學服務中心的地址是北京市海澱區北四環西路56號，輝煌時代大廈6層。

回國就業(ye) 想要保留應屆生身份可以將檔案存放在哪裏?

回國就業(ye) 想要保留應屆生身份，可以將檔案存放在以下地方‌：

‌學校檔案室‌：將檔案暫存在學校檔案室是一個(ge) 不錯的選擇。學校的誠信度較高，代為(wei) 保管戶口關(guan) 係和檔案，安全性高，而且不收取額外費用，可以以“應屆生身份”參加公務員考試‌‌。

‌人才市場‌：將檔案存放在當地的人才市場也是一個(ge) 常見選擇。這樣可以方便在當地辦理就業(ye) 手續，並且可以計算工齡‌‌。但需要注意的是，人才市場通常會(hui) 收取一定的費用，並且一旦計算工齡，就會(hui) 失去“應屆生身份”‌‌。

‌留學生服務中心‌：將檔案存放在留學生服務中心也是一個(ge) 不錯的選擇。這裏存放檔案是免費的，並且方便回國辦理學曆認證‌‌。不過，留學生服務中心的檔案室主要設在北京，其他地方可能需要代辦，且在國外或港澳地區學習(xi) 期間不計算工齡‌‌。

留學前或留學期間是否繳納社保，對畢業(ye) 後是否仍算作應屆生有影響嗎？

在留學前或留學期間繳納社會(hui) 保險，可能會(hui) 影響畢業(ye) 後是否被視為(wei) 應屆生。這種影響具體(ti) 取決(jue) 於(yu) 繳納社會(hui) 保險的具體(ti) 情況以及用人單位的判定標準。

留學前繳納社保的影響

如果你在留學前擁有工作經曆並繳納了社會(hui) 保險，隻要在留學期間未繼續繳納社會(hui) 保險，回國後你依然可以被視為(wei) 應屆生。因此，留學前的社會(hui) 保險記錄並不會(hui) 影響留學後的應屆生身份，關(guan) 鍵在於(yu) 留學期間是否繳納社會(hui) 保險。

留學期間繳納社保的影響

影響應屆生身份的判定：若在留學期間繳納了社會(hui) 保險，你將不再被認定為(wei) 應屆生。鑒於(yu) 留學生在學期間是不允許繳納社會(hui) 保險的，社會(hui) 保險的繳納記錄會(hui) 被視作就業(ye) 記錄，進而影響到應屆生身份的判定。

影響落戶及就業(ye) 機會(hui) ：對於(yu) 那些期望以應屆生身份落戶於(yu) 一線城市的畢業(ye) 生來說，留學期間的社會(hui) 保險繳納可能會(hui) 幹擾身份的認定，甚至可能違反留學生在學期間不得在國內(nei) 工作的規定，從(cong) 而對落戶產(chan) 生負麵影響。此外，一些雇主在招聘過程中也會(hui) 將社會(hui) 保險記錄作為(wei) 評估應聘者是否為(wei) 應屆生的標準之一。

用人單位對應屆生的界定標準

在確定留學生的應屆生身份時，用人單位通常依據留學生是否在畢業(ye) 兩(liang) 年內(nei) 繳納了職工社保。若留學生未繳納職工社保，即便擁有工作經驗，亦可被視為(wei) 應屆生。同時，部分用人單位會(hui) 依據畢業(ye) 時間或學位認證時間來判定應屆生身份。因此，掌握具體(ti) 用人單位的判定標準顯得尤為(wei) 重要。

每個(ge) 單位都有其獨特的規定和標準，他們(men) 可能會(hui) 根據個(ge) 人的社保繳納情況來決(jue) 定是否將其視為(wei) 應屆生。

另外，繳納異地社保可能會(hui) 影響落戶事宜，因此在選擇就業(ye) 地點時，應提前熟悉相關(guan) 政策和限製條件。

特別提示：一般不建議在留學期間繳納社保，但具體(ti) 情況應根據個(ge) 人的就業(ye) 規劃和需求來權衡決(jue) 定。