留學生怎樣寫郵件顯得自己更加Polite and Concise?

不論你目前是想要申請海外研究生課程、即將或正在海外留學，都會(hui) 涉及到給國外招生處/教授寫(xie) 英文的郵件，畢竟，與(yu) 他們(men) 溝通的很重要一個(ge) 方式就是郵件。今天就為(wei) 大家從(cong) 頭到尾捋一捋寫(xie) 英文郵件這門技術活。讓你從(cong) 此以後，在寫(xie) 英文郵件時能從(cong) 容體(ti) 麵。

郵箱賬號

如果是在申請海外研究生課程的小夥(huo) 伴，申請過程都會(hui) 需要與(yu) 學校Admission保持溝通。強烈建議不要使用QQ郵箱、前綴帶一長串數字、後綴帶數字等這種類型的郵箱。比如，QQ郵箱有時在接收來自海外地址的郵件時會(hui) 有延遲，甚至出現收不到的情況，這就可能導致我們(men) 錯過重要的消息。而其它這種帶數字的郵箱會(hui) 讓接收者在第一次收到我們(men) 郵件的人難以辨認。所以，建議大家用自己的名字拚音在其他專(zhuan) 業(ye) 郵箱平台再開一個(ge) 正式場合用的賬戶。

郵件邏輯

寫(xie) 一封合格的郵件的基本邏輯無外乎注意以下幾個(ge) 部分：

01標題

寫(xie) 郵件主題時要簡潔明了，把你寫(xie) 郵件的目的簡化成幾個(ge) 詞。比如：Inquiry about xxx(針對任何有關(guan) 問題的問詢)、Request of extension for xxx(申請延期)

如果是給Admissions發郵件，可以在郵件開頭之前分行寫(xie) 明你的名字、申請號、申請專(zhuan) 業(ye) 等信息，這樣才能一目了然。比如：

Name:

Application No. :

Programme:

02稱呼

首先要注意稱呼。最常見且不會(hui) 出錯的用法就是Dear+名字。

如果是第一次給對方寫(xie) 信，可以是Dear+頭銜+姓（比如: Dear Dr.Schwartz）。

如果是給不知道名字的人寫(xie) 郵件，更自然一點的用法是Dear Sir or Madam，或者Dear+對方的頭銜（如Officer）。

03正文

正文分為(wei) 幾個(ge) 部分：簡單問候、自我介紹、郵件的目的、詳細內(nei) 容。這裏以給教授寫(xie) 郵件的場景為(wei) 例來展開說明。

問候語

最好用的一句就是:“Hope this email finds you well.”這句話適用於(yu) 多種場合的郵件，禮貌又不失親(qin) 切。

如果是回複對方的郵件，可以先向對方的郵件作出回應，比如：“Thank you for your email/reply.”或者“Thankyou for your update/information.”。

如果在回郵件的時候發現自己回複晚了，那麽(me) 就可以用這句話：“I’m sorry for my late replay”。

自我介紹

點明姓名、班級、與(yu) 教授的聯係（方便Ta想起你）即可。

My name is XX and l am your student in XXX class.

最好寫(xie) 清楚具體(ti) 的課號，因為(wei) 教授很可能同時給同專(zhuan) 業(ye) 的多個(ge) 課程授課，這樣有助於(yu) 提高溝通的有效性。

自我介紹完之後，可以適當Flatter them，拍拍馬屁表示自己非常喜歡他們(men) 的課程，例如：I enjoyed yourlecture/seminar/XXX.

郵件的目的

問候和自我介紹完之後，最好簡單明了地告訴教授這封郵件的重點或目的。

I am writing to inquire…我寫(xie) 這封信是想詢問...

I am writing in reference to……我寫(xie) 這封信是關(guan) 於(yu) …

I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… 我想投訴…

詳細內(nei) 容

這是郵件最重要的部分！我們(men) 需要高效地向教授表達來意及請求，大家可以記住簡單的3C原則，即clear清晰，correct正確，concise簡明。

例如：

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問)

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation (推薦信)

Could you please tell me what to do next? (請求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)

04結尾

寫(xie) 郵件寫(xie) 到結尾的時候，一般會(hui) 以詢問對方的意見，或是把主動權交給對方，與(yu) 對方互動來作為(wei) 結尾，比如?

“Please let me know if this works for you.”
“Please feel free to ask if you have any questions/concerns.”
“I’m looking forward to hearing from you.’”

關(guan) 於(yu) 落款，如果是用在正式場合的落款，可以是Yours sincerely，或者Very truly再加你的名字。非正式場合的話，可以用Best regards， Warm regards， Best, Cheers都可以。需要注意的是，首字母大寫(xie) 且從(cong) 開頭稱呼到結尾落款全部都是左對齊，用空行來表示段落，這些和中文郵件稍微有些不一樣。

常用場景舉(ju) 例

以下是針對不同場景的常用郵件模板。

1,在申請海外碩士課程時，部分院校會(hui) 要求以“網推”形式提交學術推薦信。那麽(me) 如果學生目前在海外讀本科，也會(hui) 涉及到聯係教授確認是否願意為(wei) 自己做推薦，在具體(ti) 的申請過程中還需要繼續與(yu) 教授保持溝通，確認提交推薦信的時間，提交推薦信的狀態，這些事宜都需要通過郵件進行溝通。同時提醒大家，在申請季開始前就能確定推薦人，盡早與(yu) 教授聯係。

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