本科生/研究生給教授發郵件應該注意什麽？

Clarity（言簡意賅思路清晰）和Formality（格式正確用詞標準）是與(yu) 大學教授有效溝通的關(guan) 鍵。

要確保使用清晰的郵件標題，讓教授一眼就能明白郵件的緊急性。

很多大學生平時和朋友交流的時候都會(hui) 使用不同的社交軟件，但是和教授交流的時候我們(men) 需要使用電子郵件。

然而平時聊天的時候是隨意的，我們(men) 在發消息的時候，可能不會(hui) 再三考慮如何去簡化句子；同時也會(hui) 發很多emoji和表情包去表達內(nei) 容。但是電子郵件的標準是不同的，尤其是在學術環境中。同時有專(zhuan) 家表明，學生的電子郵件會(hui) 影響教授對他們(men) 的看法。

德克薩斯州州立大學傳(chuan) 播研究係高級講師兼職業(ye) 籌備主任 Michael Burns 在一封電子郵件中寫(xie) 道：“（寫(xie) 郵件時）要想想你希望教授把你看成什麽(me) 樣的學生和什麽(me) 樣的人。”；另外他還說：“電子郵件的格式、段落、用詞等溝通方式會(hui) 給人留下深刻印象，你要盡量確保別人以積極的方式看待你。” 這足以證明了一封正式的郵件可以對你有多大的影響。

所以今天我們(men) 要跟大家聊一些在和教授發郵件時需要注意的 “Don't”s和“Do”s。

DON'Ts

• Email from a personal account.

• Use a nondescript subject line.

• Forget a proper salutation.

• Rush the professor.

Don't

Email From a Personal Account！

# 不要使用個(ge) 人郵箱

有的教授不會(hui) 打開來自不熟悉的郵箱發出的郵件，而大部分情況下，教授可能都收不到來自學生個(ge) 人賬戶的郵件。

許多大學的防火牆會(hui) 默認將來自未知或者非大學後綴的郵件攔截，直接會(hui) 進垃圾箱，這樣的話教授就直接收不到這些郵件了。

所以學生與(yu) 教授發送電子郵件時，應當始終使用大學賬戶對應的電子郵件地址。

Don't

Use a Nondescript Subject Line！

# 不要使用非描述性的標題

何為(wei) 描述性標題？例如你對今天某項作業(ye) 有疑問，標題裏就要直接寫(xie) 上“Questions about today's assignment from class xxx”，越具體(ti) 越好，可以讓教授迅速從(cong) 標題中就知道你有什麽(me) 問題，而不是隻是一個(ge) 標題“Questions”。每個(ge) 教授都會(hui) 教不止一個(ge) 班級，清晰的描述性標題可以節省大家的時間。

西密歇根大學的教授 StaciPerryman Clark表示：“電子郵件的標題與(yu) 電子郵件的內(nei) 容一樣重要。”；俄亥俄州凱斯西儲(chu) 大學榮譽退休教授 Marilyn Sanders Mobley 也同樣表示：“學生需要一個(ge) 好的標題來確保自己發的電子郵件不會(hui) 被忽視。”

一個(ge) 清晰的標題可以讓教授了解到這條郵件的緊急程度。如果可以通過郵件標題有效的概括郵件內(nei) 容，同時也會(hui) 展現出這個(ge) 學生的專(zhuan) 業(ye) 性，這也是學術能力的一種體(ti) 現。

Don't

Forget a Proper Salutation！

# 不要忘記使用一個(ge) 恰當的問候詞

平時我們(men) 和朋友們(men) 聊天的時候可能會(hui) 以“ Hey”或者“Hi”這些比較隨意的問候詞，但是當我們(men) 給教授發郵件的時候，最好使用一些更正式的問候詞，例如“Hello,”Dear,"Good morning,"或者“Good afternoon,”。

還有一點很重要的是要使用正確的教授職稱。很多人第一次給教授發郵件的時候可能不知道教授更喜歡被怎麽(me) 稱呼。有些有博士的頭銜教授可能會(hui) 更傾(qing) 向於(yu) 被稱作Dr. X，也有一些教授更喜歡學生叫他的名字。

由於(yu) 每個(ge) 教授的喜好不同，如果怕出錯的話，“Professor X”是最安全的稱呼，但注意不要把教授的姓拚錯哦。

Don't

Rush Your Professor！

# 千萬(wan) 不要催！

每個(ge) 教授都有很多很多的學生，意味著他們(men) 可能每小時會(hui) 收到很多郵件，都需要一個(ge) 個(ge) 去回複。同時，有的教授他們(men) 也有別的工作，這導致了他們(men) 每天真的很繁忙。

所以當遇到問題的時候，可以先看看有沒有別的途徑可以解決(jue) ：去問一下其他的同學，在下一節課上課前或者下課後抓緊問，又或者去預約一個(ge) office hour可能也是一個(ge) 不錯的選擇。如果在此期間你沒有機會(hui) 見到教授，同時過了幾個(ge) 工作日教授還沒有回複你的話，屆時再發送一個(ge) 禮貌的“催促”郵件會(hui) 比較穩妥。

DOs

• Consider whether an email is necessary.

• Visit a writing center.

• Be concise.

• Proofread.

Do Consider

Whether an Email Is Necessary！

就像我剛才說的，在給教授發郵件之前，可以先確定一下自己是否有其他途徑可以獲取自己想問的問題的答案。

查詢Syllabus，找同一節課的同學，或者翻閱教授統一發送的一些郵件等，都有可能可以找到答案。

Do Visit a Writing Center！

每個(ge) 大學一般都會(hui) 有專(zhuan) 門的寫(xie) 作中心用於(yu) 輔導學生寫(xie) 作。同時，寫(xie) 作中心的作用不僅(jin) 僅(jin) 局限於(yu) 平時的論文修改，也可以學習(xi) 如何去寫(xie) 郵件，尤其是非常重要的那些郵件！

對於(yu) 非英文母語者的我們(men) 來說，去專(zhuan) 門的學習(xi) 這類書(shu) 麵用語是非常重要的。中文對這些的要求其實也很嚴(yan) 格，我們(men) 作為(wei) 母語者尚且需要學習(xi) ，何況沒有那麽(me) 熟悉的英語呢~

另外有的學校可能會(hui) 有專(zhuan) 門的寫(xie) 作課作為(wei) 必修來指導學生如何使用書(shu) 麵用語。總之，多花些時間在這件事上，你一定會(hui) 受益匪淺。

Do Be Concise！

學生應當在電子郵件交流中盡可能少地占用教授的時間。

一定要做到言簡意賅，如果你發現自己沒有辦法用幾句話概括自己的問題，建議直接和教授約office hour麵談會(hui) 比較節省彼此的時間。

想要做到這一點，我們(men) 又回到上一條，記得一定要花時間去學習(xi) 書(shu) 麵語的簡潔表達。

Do Proofread！

在點擊“發送”鍵之前，一定一定一定要檢查！

不要有任何的拚寫(xie) ，語法，或者更弱智的錯誤。電子郵件是很正式的一種形式，如果有比較低級的錯誤隻會(hui) 顯得你很不專(zhuan) 業(ye) 且很不認真。

電子郵件不像平時我們(men) 發微信，發錯了還能撤回，點擊了發送就是發送，所以一定要檢查。

在看完今天關(guan) 於(yu) 寫(xie) 郵件的“Don't”s 和“Do”s以後，希望大家可以有所收獲。與(yu) 教授的溝通過程中還有很多其他細節需要注意和學習(xi) ，這也是對教授的一種尊重。