不知道小夥(huo) 伴們(men) 初到國外，第一次用英語寫(xie) 郵件的時候是什麽(me) 樣的。反正在看到這個(ge) 話題後，老師想到不久前和一位小夥(huo) 伴聊天時的內(nei) 容。當初的她拿著自己寫(xie) 的第一封英文郵件，全文如下圖?
在申請本科學校時，給招生處回複的第一封郵件。
從(cong) 這位小夥(huo) 伴口中得知，在當時的她看來，最能在英文郵件中體(ti) 現正式性的用語，就是開頭那句“To whom it may concern”。那時候寫(xie) 完，她還暗自覺得招生官一定認為(wei) 自己很禮貌！
如今再回過頭，不管是小夥(huo) 伴自己還是老師來看這封郵件，雖然沒有犯什麽(me) 很嚴(yan) 重的錯誤，不至於(yu) 讓現在的自己無臉麵對，但是依然讓人感到一絲(si) 尷尬......畢竟現在也是有過留學經曆的人了！ 為(wei) 什麽(me) 說這篇郵件很不專(zhuan) 業(ye) 呢？首先，這個(ge) 背景的迷之藍色就顯得很業(ye) 餘(yu) ，即使你覺得藍色信紙很酷，給郵件換了個(ge) 背景，但你一定忘記了對方收到的郵件也會(hui) 有這樣的背景！
其次，隻看這封郵件的幾句話，老師仿佛看到了一個(ge) 沒有感情的，在趕時間的機器人。甚至！在這封郵件裏，連落款都沒有......如果說是係統自帶的回複詞老師都信...... 不過，沒有關(guan) 係！！畢竟誰都有年輕"不懂事"的時候。老師今天就帶大家一起，把寫(xie) 英文郵件這門技術活，從(cong) 頭到尾捋一捋。咱們(men) 一起把坑填一填。讓你從(cong) 此以後，在國外寫(xie) 郵件時能從(cong) 容體(ti) 麵，和“社死”說再見！
選擇合適的郵箱賬號
首先，是最重要也是大家最可能會(hui) 忽略的一點。因為(wei) 大家在國內(nei) 非常習(xi) 慣用QQ郵箱，所以在入學拿到學校的郵箱之前，大家也會(hui) 習(xi) 慣性地用QQ郵箱和學校聯係。
但QQ郵箱有時在接收來自海外地址的郵件時會(hui) 有延遲，甚至出現收不到的情況，這就可能導致我們(men) 錯過重要的消息。
再者，可能大家也會(hui) 發現，企業(ye) 或學校的郵件都是和人名關(guan) 聯的，隻要打人名就能出現郵件地址，非常方便。
但是QQ郵箱的地址往往是我們(men) 的QQ號，一長串數字而非我們(men) 的名字，第一次收到我們(men) 郵件的人可能難以辨認。所以，建議大家用自己的名字拚音在其他專(zhuan) 業(ye) 郵箱平台再開一個(ge) 正式場合用的賬戶。
開頭寒暄不要忘
說到開頭寒暄這部分，首先大家要記住的是稱呼。最常見且不會(hui) 出錯的用法就是Dear+名字。
✨如果是第一次給對方寫(xie) 信，可以是Dear+頭銜+姓（比如: Dear Dr Schwartz）。
✨如果是給不知道名字的人寫(xie) 郵件，可以用To wholm it may concern，更自然一點的用法是Dear Sir/Madam，或者Dear+對方的頭銜（如Officer, President等等）。打完招呼，接著可以跟一句問候寒暄，讓你的郵件讀起來不會(hui) 像那張藍色背景的郵件那樣那麽(me) 生硬。這也是英文郵件中的一種禮儀(yi) 。
這就是一個(ge) 比較不錯的開頭
在這裏，最好用的一句就是： “Hope this email finds you well.” 這句話適用於(yu) 多種場合的郵件，禮貌又不失親(qin) 切。
✨如果是回複對方的郵件，可以先向對方的郵件作出回應，比如： “Thank you for your email/reply.”或者“Thank you for your update/information.”。
✨如果在回郵件的時候發現自己回複晚了，那麽(me) 就可以用這句話： “I’m sorry for my late replay.’”
正文部分要這樣寫(xie)
正文部分怎麽(me) 寫(xie) ，其實取決(jue) 於(yu) 你寫(xie) 郵件的目的。如果實在不知道怎麽(me) 措辭，可以用萬(wan) 能開頭： “I’m writing you to…+你寫(xie) 郵件的目的”。 對中國人來說，最難的地方在於(yu) 如何讓自己的請求聽起來禮貌一些。比如，在中文裏，我們(men) 經常用“請您發給我”，“麻煩您盡量”，“有勞您幫我”這樣的詞來表示我們(men) 委婉的請求或要求。
可如果直接翻譯成英文，那這些話在英文語境裏聽起來就不太妙了，會(hui) 變成“Please send it to me.” “Please try your best.” 。雖說是加上了表示禮貌的“Please”，但是怎麽(me) 看都好像帶著通知、命令的意味。
正文應該簡明扼要闡述了自己的目的
想解決(jue) 這個(ge) 問題的話，就是建議把所有的祈使句都換成問句。比如，你想找老師幫你看看論文，你可以問： “Could you please take a look at my essay at your convenience?”， 而不是直接說： “Please help me to take a look at my essay.”。
✨其他表示請求的禮貌說法還可以通過使用虛擬語氣，比如?
- “It would be really helpful if you could…”
- “I was wondering if you could…”
- “I’d be very grateful if you could…”
✨如果想禮貌地詢問某事，可以說?
- “May I ask…”
- “I would like to ask…”
- “I’m wondering…”
結尾和落款別忘記
寫(xie) 郵件寫(xie) 到結尾的時候，一般會(hui) 以詢問對方的意見，或是把主動權交給對方，與(yu) 對方互動來作為(wei) 結尾，比如?
- “Please let me know if this works for you.”
- “Please feel free to ask if you have any questions/concerns.”
- “I’m looking forward to hearing from you.’”
最後的最後，如果是用在正式場合的落款，可以是Yours sincerely，或者Very truly再加你的名字。非正式場合的話，可以用Best regards， Warm regards， Best， Cheers都可以。 不過，需要注意的是，英文郵件從(cong) 開頭稱呼到結尾落款全部都是左對齊，用空行來表示段落，這些和中文郵件稍微有些不一樣，大家一定要牢記～
檢查是否寫(xie) 明郵件主題
在發送郵件之前，一定要檢查下自己有沒有寫(xie) 郵件主題，這在學校和工作場合都是非常重要的一點。
寫(xie) 郵件主題時要簡潔明了，把你寫(xie) 郵件的目的簡化成幾個(ge) 詞就可以了，比如問問題：Question about xxx，請病假：名字+sick leave等等。如果是給學校老師寫(xie) 郵件，就一定要在郵件裏加上你的名字和學號，這樣才能一目了然。寫(xie) 好主題後，再從(cong) 頭到尾檢查一遍你的郵件有沒有任何拚寫(xie) 或語法錯誤，這個(ge) 步驟在正式的場合非常非常重要！畢竟在這種場合裏，郵件能一定程度地代表一個(ge) 人在別人眼裏的第一印象！
其實，除了寫(xie) 郵件，我們(men) 在日常生活中的一些對話，可能也摻雜著直接“中譯英”導致的溝通問題。不管是在現在的留學生活裏，還是即將要去留學的小夥(huo) 伴，可以多多注意下哦～
比如，曾經有同學遇到過在第一節課上，不知道怎麽(me) 讀導師的名字，就直接喊導師：“Tutor! ”，結果老師就不高興(xing) 了，覺得他沒有禮貌。
這句話放在中文語境裏似乎沒有毛病，因為(wei) 我們(men) 從(cong) 小到大都習(xi) 慣直接叫老師：“老師！” 然而在英文語境裏，這樣的稱呼方式就顯得對對方不太尊重，有種使喚的感覺在裏麵。
如果遇到不知道怎麽(me) 讀老師名字的情況，我們(men) 可以直接稱呼對方為(wei) “Sir”或“Madam”。當然，最好還是要記住老師的名字！ 除此之外，想要讓自己的英語聽起來禮貌的話，還可以試試把直接否定換成間接否定。比如你想表示某事不夠好，你可以說 “I don’t think it's good”，而非 “It’s not good“。
或者使用先揚後抑的方法，這種適用於(yu) 委婉拒絕別人的好意邀請，比如 “I’d love to! But…” 同時結合郵件情況中提到的，多使用問句和虛擬語氣，這樣你的英語聽起來就會(hui) 自然很多啦！
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