留學生應該如何給教授發郵件？

簡 介

對於(yu) 留學生們(men) 來說，不管是日常生活還是學業(ye) 需求，郵件都是必不可少的溝通工具。那麽(me) ，怎麽(me) 發好正式的郵件就成了一項很重要的技能。發郵件可是一門很深的學問。畢竟，誰也不想讓發給教授的緊急郵件石沉大海。

01、常識

不論是給教授發郵件，還是給公司發關(guan) 於(yu) 求職的郵件，在正式場合最好使用帶有自己學校名字.edu的郵箱名。這樣會(hui) 讓自己顯得更專(zhuan) 業(ye) ；另外對於(yu) 發給公司的求職郵件來說，帶有學校名字的郵箱也會(hui) 讓他們(men) 對你的背景能力等各方麵素質有一個(ge) 基本預估。

最好不要使用表情符號，表情包，縮略詞，網絡用語等不正式，不嚴(yan) 肅的表達方式。在合理使用標點符號的同時，最好不要使用歎號。

除了必要的群發郵件，地址欄隻填寫(xie) 一個(ge) 地址，盡量一封郵件發給一個(ge) 人，這樣做避免了無意中把別人的郵箱信息泄露給其他人，同時也會(hui) 可以避免接受者都覺得對方會(hui) 回複，你的問題就沒人回答的尷尬情況。在gmail裏，如果需要將同一封郵件發給不同的人的話，可以選擇在Bcc欄下麵添加收信人，To那一欄空著即可。

不要把某個(ge) 詞全部大寫(xie) ，這樣常會(hui) 被認為(wei) 是在吼叫或罵人。如果要強調某些詞語或句子用底線，斜字，粗體(ti) 就可以了。

發送之前要通讀幾遍，重要的郵件可以找小夥(huo) 伴幫忙校對，檢查包括拚寫(xie) ，時態，單複數，標點的問題，避免被誤解。（這一點很重要！我聽說有的同學因為(wei) 郵件中拚寫(xie) 或者語法的問題，導致教授遲遲沒有回複的。）

02、手把手教你寫(xie) 郵件

在給不熟悉你的人寫(xie) 郵件的時候，一定要在郵件最開始說清楚自己是誰，和收信人的關(guan) 係是什麽(me) 。雖然收信人是可以看到你的名字的，但是對於(yu) 不熟悉你的人來說，他們(men) 不會(hui) 通過你的名字就知道你是誰。而如果你已經與(yu) 收信人有過幾回合的郵件往來，你就不需要再在郵件一開始介紹自己了。比如，寫(xie) 給教授的郵件第一段就可以這樣寫(xie) ：My name is xxx.I’m one of the students in your xxxx class. My student ID is xxx.

標題很重要！一個(ge) 好的標題應該包含你的姓名，課程名稱以及你寫(xie) 郵件的主題是什麽(me) 。（你是有問題要問，還是有個(ge) 訴求等等）標題要簡明扼要，突出主題。如果你對教授的某一篇文章很感興(xing) 趣，並且你的郵件正文裏要談到這篇文章，那麽(me) 用這篇文章的標題作為(wei) 郵件的標題也是個(ge) 不錯的主意。如果文章的標題過長，可以把它壓縮一下。

在發給教授的郵件裏，主題不要太長，一般不要超過35個(ge) 字母，隻需要將位於(yu) 句首的單詞和專(zhuan) 有名詞的首字母大寫(xie) 。太長的標題教授不會(hui) 有興(xing) 趣去看，而措辭模糊的標題，業(ye) 務繁忙的教授也可能沒有時間打開郵件研究你想要表達的意思。

其次是正文。正文的抬頭稱呼也很重要！通常情況下，如果你寫(xie) 郵件的對象是德高望重的老教授，那麽(me) 抬頭的稱呼最好用Respect Professor +教授的姓氏。當然，很多時候教授或者助教會(hui) 很平易近人，平常介紹自己的時候也會(hui) 用自己的名字。這個(ge) 時候，你也可以用他們(men) 的名字稱呼他們(men) 。（tips：即便教授或者助教平常經常用自己的名字，我還是建議大家在頭幾次寫(xie) 郵件的時候用他們(men) 的姓氏以顯尊重。）有人覺得形容詞用Respect/Dear沒有什麽(me) 區別，但是我個(ge) 人還是感覺Respect會(hui) 更正式一點，Dear可以在你收到對方回複後，回複郵件時使用。

接下來就是郵件主體(ti) 了。主體(ti) 部分最先要用一句話說明你發郵件的目的，作為(wei) 標題的一個(ge) 說明，開門見山，簡潔明了地告訴教授你發這封郵件要說什麽(me) 問題。然後，用簡練地語言詳細說明你的問題。說完一個(ge) 問題後，如果還有下一個(ge) 問題，中間要空行。在敘述過程中最需要注意的問題就是措辭要禮貌，英語裏沒有所謂的“您”的對應稱呼，但是要靈活運用please, could, would, appreciate等表示禮貌的詞。

在郵件中提出請求或者問題的時候，措辭就格外重要了。要讓教授在感到被尊重很舒服的話，那麽(me) 你的郵件得到回複的概率就會(hui) 很高。如果你的措辭略顯生硬且不禮貌的話，可能不會(hui) 得到教授的回複。推薦使用以下句式：

（1）I am wondering if …

（2）would it be possible，以便從(cong) 語法上規避直接牽涉到“人”，例如：Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time? 同樣可以用could you please進行替換。

（3）盡量避免使用I want和I would like…

而在提出請求後，一定要論證自己的請求是合理的。常用的方法是：展示自己已經做了大量的前期工作，實在是“迫不得已”，“走投無路”，才來求助。或者，要表明自己對對方的工作了如指掌，而請求正是建立在這種了解之上的。

通常情況下，最好在提出問題或者請求之前進行一兩(liang) 句話的鋪墊，如果是要對教授上課所講內(nei) 容提出自己的疑問的話，可以先說一下你對於(yu) 這個(ge) 教授的課程的整體(ti) 感受是什麽(me) （比如，我很喜歡你的課。你的課很有趣之類的）來引入話題，會(hui) 顯得比較自然。

在發郵件時也會(hui) 經常遇到需要添加附件的情況。對於(yu) 添加附件，最最重要的一點是一定不要忘記把附件上傳(chuan) 到郵件裏。因為(wei) 很多時候我們(men) 在寫(xie) 郵件的時候都會(hui) 提到please find...attached，就繼續往後寫(xie) 了。而等到終於(yu) 編輯完一封郵件的時候，就會(hui) 馬不停蹄的點擊發送，導致本該發過去的附件還沒有上傳(chuan) 。

後是結尾，結尾一定記得說Thank you，或者類似意思的詞句，如果你急需對方的回複，可以加上I am looking forward to receiving your reply。如果是給教授或者很正式的郵件，到這裏就可以了。切記不要試圖和對方套近乎，說一些什麽(me) “I think you are amazing.”之類的話。

如果對方是和你年齡相當的助教，或者很平易近人的教授，你可以在最後加一句Have a nice day/weekend之類的，但是不加也沒關(guan) 係。最後的最後，就是結尾的落款了。和開頭的稱呼一樣，結尾的落款也很重要。一般通用的落款是Sincerely, 姓名。可替換的還有Regards。注意，Best和Cheers等詞要慎用，這些詞一般是用於(yu) 同輩之間的，非常不正式。

03、回複郵件

說完了怎麽(me) 發郵件，我再來講一下怎樣回複郵件。如果你短時間之內(nei) 收到了教授的郵件，那麽(me) 恭喜你！接下來最重要的就是回複郵件。雖然如果教授已經在郵件裏解答了你的問題，你是不用必須回複的。但是出於(yu) 禮貌考慮，我建議還是要回複一下的。畢竟，教授應該也不是那麽(me) 喜歡回複在收到他/她的郵件之後，從(cong) 來不回複的學生吧。

告知對方你已經收到郵件。雖然你的這個(ge) 回複已經可以證明你收到了郵件。但是出於(yu) 禮貌考慮，我建議在郵件回複的開頭寫(xie) 一下I have received your email./Thanks for your email.

回複的正文部分一定要短，太長的回複教授也沒有時間看。在正文部分簡述一下自己通過教授之前的郵件有哪些收獲就可以了。用兩(liang) 三句話表述清楚就好，不用詳細寫(xie) 自己都學到了什麽(me) 。

結尾落款等同第一次發郵件的規矩。

04、彩蛋

發郵件就像我們(men) 日常說話一樣，有時候嘴上說著是一個(ge) 意思，其實想表達的是另一個(ge) 意思。

接下來，我就用圖片的形式展現一些有隱藏含義(yi) 的表述。這些表達可能會(hui) 出現在教授的郵件裏，也會(hui) 應用在職場的郵件裏。